Эффект от внедрения системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота является полноценным ИТ проектом и требует оценки эффективности полученного результата.


Зачастую при реализации ИТ проектов такого рода компания не задумывается об экономическом эффекте, который приносит электронный документооборот т.к. кажется проблемы, решаемые системой очевидны. В данной системы предлагаем их рассмотреть.

Количественные и качественные показатели экономического эффекта

Для оценки эффекта от внедрения системы электронного документооборота возьмем самые простые количественные показатели, которые позволят нам убедиться, что вложенные инвестиции в проект можно измерить:

  • Сокращение времени, связанного с обработкой документов:
  • Время на исполнение поручений;
  • Передача документов между подразделениями;
  • Время на формирование типовых/шаблонных документов. Поиск нужно макета исходящего документа.
  • Экономия на канцелярии, расходные материалы, снижение затрат на хранение документов.
    • Регистрация;
    • Поиск документов;

Качественные показатели:

  • Повышение эффективности работы каждого сотрудника за счет единой системы/окна документооборота.
  • Повышение эффективности работы каждого руководителя за счет единого места контроля исполнительской дисциплины.
  • Все документы оцифрованы и хранятся в одном месте.

 

Время выполнения ключевых операций приведены в таблице

Если свести показатели в таблицу, то мы увидим эффект от внедрения

Выполняемая операция

Среднее время до внедрения СЭД

Среднее время после внедрения СЭД

Число сотрудников, выполняющих операцию

Регистрация входящего документа

5 мин.

1 мин.

4

Регистрация исходящего документа

5 мин.

1 мин.

4

Регистрация внутреннего документа

5 мин.

1 мин.

2

Тиражирование документа на резолюции

5 мин.

1 мин.

1

Поиск документа с неизвестными параметрами

1 час

2 мин.

4

Подготовка типового документа

1 час

5 мин

2

Напоминание о сроках по исполнению документов

10 мин

2 мин

2

Организация и подготовка проведения совещаний

1 час

15 мин

4

Подготовка отчета

от 30 мин

10 мин

5

Согласование/подписание документа

от 1 нед

3 дня

10


Результаты внедрения СЭД в значительной степени зависят от правильности выбора системы и правильности проведения процесса внедрения. Если указанные условия соблюдены, в результате внедрения СЭД организация получает большие преимущества.

Следует учитывать, что для получения максимального эффекта в кратчайшие сроки от внедрения СЭД, необходимо принимать во внимание масштабы организации, ключевые процессы, и другие нюансы.

 

Бесплатная консультация с нашим экспертом.
В течение 30 минут мы разберемся в Вашей ситуации и поможем решить ее.

Оставить заявку


СПМБМ Малахит

Концерн НПО Аврора

КТРВ

Красный Октябрь

Завод Дагдизель

Корпорация Комета

ПетербургГаз

ОДК-Сатурн

МКБ Вымпел

Группа ЛСР

Космическая связь

ЦКБ МТ Рубин

Концерн Гранит-Электрон

НИИАС

Газпром Экспо

Газпром Бытовые Системы
Карта сайта