Эффект от внедрения системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота является полноценным ИТ проектом и требует оценки эффективности полученного результата.

Зачастую при реализации ИТ проектов такого рода компания не задумывается об экономическом эффекте, который приносит электронный документооборот т.к. кажется проблемы, решаемые системой очевидны. В данной системы предлагаем их рассмотреть.

Количественные и качественные показатели экономического эффекта

Для оценки эффекта от внедрения системы электронного документооборота возьмем самые простые количественные показатели, которые позволят нам убедиться, что вложенные инвестиции в проект можно измерить:

• Сокращение времени, связанного с обработкой документов:
• Время на исполнение поручений;
• Передача документов между подразделениями;
• Время на формирование типовых/шаблонных документов. Поиск нужно макета исходящего документа.
• Экономия на канцелярии, расходные материалы, снижение затрат на хранение документов.

• Регистрация;
• Поиск документов;
  
  

Качественные показатели:

• Повышение эффективности работы каждого сотрудника за счет единой системы/окна документооборота.
• Повышение эффективности работы каждого руководителя за счет единого места контроля исполнительской дисциплины.
• Все документы оцифрованы и хранятся в одном месте.

Время выполнения ключевых операций приведены в таблице

Если свести показатели в таблицу, то мы увидим эффект от внедрения

Результаты внедрения СЭД в значительной степени зависят от правильности выбора системы и правильности проведения процесса внедрения. Если указанные условия соблюдены, в результате внедрения СЭД организация получает большие преимущества.

Следует учитывать, что для получения максимального эффекта в кратчайшие сроки от внедрения СЭД, необходимо принимать во внимание масштабы организации, ключевые процессы, и другие нюансы.