Автоматизация систем управления и отчетности

Далеко не каждый Заказчик готов самостоятельно и полно сформулировать свои требования к системе управления предприятием, а тем более экспертно сформировать техническое задание на автоматизацию системы управления. Такая деятельность сама по себе уже является отдельной самостоятельной профессией, и не является профильной для большинства организаций Заказчиков.

• Концептуальное проектирование системы
• Разработка системы
• Запуск системы
• Разработка и внедрение регламентов работы, обучение пользователей
• Разработка и содействие в запуске центра поддержки автоматизированной системы клиента 

Таким образом, автоматизация системы управления, в том числе, формирование технического задания, выливается в относительно сложный и комплексный внутренний проект и требует в большинстве случаев привлечения профессиональных команд «со стороны». Особенно необходимым это становится для крупных организаций, которые ведут разноплановую, сложную деятельность, с большим набором ограничений и допущений, с наличием широкого состава руководителей – генеральных и функциональных заказчиков, имеющих свое представление о будущем системы управления и будущем самого предприятия. Такие организации остро нуждаются в помощи при разработке концепции автоматизированной системы управления, рассчитанной на длительное применение в русле стратегических планов организации.

Нашей главной задачей на этом этапе является выработка единой с Заказчиком позиции по видению целей проекта, по прогнозированию результатов на основе ожиданий руководства организации, по оценке потребности в организационных и управленческих изменениях. При необходимости мы предлагаем изменения модели управления, без которых автоматизация недостаточно эффективна, либо вообще теряет смысл. В решении этой сложной задачи с нашей стороны участвуют бизнес-аналитики, бизнес-архитекторы, консультанты по внедрению информационных систем.

По результатам этой работы мы должны получить блоки деятельности организации, подчиняющиеся процессным или проектным принципам и/или сами процессы, которые необходимо автоматизировать.

Мы не рекомендуем автоматизировать разрозненные функциональные цепочки или отдельные функциональные блоки, поскольку в этом случае предприятие зачастую инвестирует в повышение удобства, реализацию амбиций и снижение трудозатрат для отдельных функциональных групп сотрудников и их руководителей в ущерб общим интересам предприятия, не ориентируясь на стратегические цели и эффективность организации.

Для эффективности инвестиций в автоматизацию каждую отдельную функцию необходимо рассматривать в контексте целостного процесса, ведущего к конкретному результату в деятельности.

Технические требования к системе и техническое задание на автоматизацию мы также рекомендуем разрабатывать в привязке к бизнес-процессам, а не к функциональным областям.

Для полноценной автоматизации процесса требуется его детализация и описание до необходимого уровня понимания и формализации, когда будут однозначно сформулированы ответы на вопросы: какие простые (во многом типовые) функции составляют результирующий процесс; какие данные и документы, а также организационные единицы и руководители участвуют в процессе; каким образом данный процесс взаимодействует с другими процессами. Описание, которое дает исчерпывающее представление о процессах, технических объектах информационной системы, планируемых к применению для каждой из функций процесса; мы называем архитектурой информационной системы, на основе которой рождается техническое задание на автоматизацию с использованием выбранной Заказчиком системы.

Если Заказчик еще не определился с выбором информационной системы или, на наш взгляд, этот выбор не является оптимальным, мы помогаем принять решение, исходя из многих критериев отбора применительно к процессам Заказчика, включая бюджетные критерии.

Описание системы управления организацией в наших проектах представляет собой не набор разрозненных текстов и рисунков, а структурированную базу данных ARIS, которая в общей иерархической системе содержит взаимозависимые бизнес-процессы разных уровней со всем необходимым набором данных, обеспечивающим целостность и однозначную интерпретацию сути самого процесса, его результатов, ответственного за исполнение и участие, семантических данных и служебных документов. Это позволяет удобно, быстро и эффективно осуществлять требуемые изменения в общем проекте системы по ходу его выполнения, отслеживать и контролировать автоматизированным способом цепочки наведенных модификаций зависимых бизнес-процессов и сопутствующих данных/реквизитов, вызванных внесенными изменениями; а также генерировать информацию и служебные отчеты из проекта системы в интересующих разрезах.

Такой подход позволяет нам говорить не просто об описании системы управления организации для автоматизации, а о создании полноценной модели управления, которую можно использовать для реинжиниринга и/или модификации компании в связи с изменениями бизнес-среды, сертификации под требования общепризнанных систем менеджмента качества (международных и отраслевых российских). Для хранения модели управления или ее нескольких версий, нами применяется лидирующая на рынке программно-технологическая платформа для бизнес-проектирования ARIS, которая после соответствующего обучения позволит Заказчику самостоятельно работать со своей моделью управления в целях развития и/или совершенствования независимо от внешних исполнителей.

Наш арсенал готовых моделей управления включает лучший опыт («best practice») российских и западных компаний, интерпретированный в терминах информационной платформы 1С, что позволяет без лишних потерь ресурсов под конкретную ситуацию Заказчика создать оптимальный прототип будущей модели автоматизированной системы для его дальнейшей доработки и внедрения.