ОТЗЫВ НАШЕГО ЗАКАЗЧИКА
ЗАО «Пилон» | Модернизация системы электронного документооборота на платформе ПП "1С: Документооборот КОРП"
Справка о компании
Закрытое акционерное общество «Пилон» - одна из ведущих строительных компаний Санкт-Петербурга, основанная в 1993 году, специализируется на строительстве, реконструкции, капитальном ремонте и реставрации мостов, набережных, путепроводов, транспортных развязок и других гидротехнических и транспортных сооружений на больших и малых реках, каналах и автомагистралях.
Компания принимает участие в строительстве новых транспортных сооружений, среди которых стратегически важные для Санкт-Петербурга – Дворцовый и Литейный мосты, транспортные подходы к Кольцевой автомобильной дороге и Западный скоростной диаметр.
Предпосылки проекта
В связи с большим объемом информационного взаимодействия, как между подразделениями внутри главного управления, так и между управлением и объектами строительства, имелись следующие проблемы:
- низкая скорость обработки и исполнения входящей документации;
- многократное дублирование данных на бумажных носителях;
- трудоемкий поиск и подборка тематических документов;
- потеря документов и риск утечки информации.
Задачи проекта
В результате обследования было выявлено, что целесообразно выполнить:
- На первом этапе – автоматизировать регистрацию и исполнение входящих и исходящих документов;
- На втором – регистрацию и исполнение организационно-распорядительной документации;
- На третьем – учет и согласование договоров;
- На четвертом – автоматизировать работу архива технической документации.
Решение
Для автоматизации был выбран программный продукт «1С:Документооборот КОРП».
Была предложена архитектура системы и этапы автоматизации в соответствии со следующими задачами:
- организация учета, регистрации и хранения входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, ведение архива;
- организация электронного документооборота между основными структурными подразделениями;
- централизованное безопасное хранение и обеспечение совместного доступа к документам с учетом прав пользователей;
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;поиск документов по заданным параметрам и по их содержанию;
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности.
Такой подход позволяет увидеть полную картину развития системы и разбить автоматизацию на отдельные этапы. Поэтапная автоматизация гарантирует быстрый запуск наиболее сложных процессов, быстрые результаты при минимальном бюджете проекта.
Результаты
ЗАО «Пилон» в период с декабря 2012 по июнь 2013 года провело модернизацию системы электронного документооборота на платформе программного продукта «1С: Документооборот КОРП», итогом которой стало:
- Повышение эффективности использования системы;
- Развитие инструментов контроля исполнительской дисциплины;
- Эффективное формирование отчетов по документам и задачам исполнителей.
Дополнительно:
- Создано единое информационное пространство, позволяющее обеспечить совместную работу сотрудников с документами;
- Канцелярия может легко формировать отчетность по состоянию документооборота. Значительно сократились трудозатраты и время на подготовку отчетности, уменьшилось количество рутинных операций, отсутствуют ошибки, которые возникают при "ручном" ведении делопроизводства;
- Все данные хранятся консолидировано и есть возможность при необходимости получить любую важную информацию в нужный момент;
Руководство ЗАО «Пилон» получило удобный инструмент для контроля исполнительской дисциплины и, в частности, сроков исполнения документо.
