• Команда
  • Услуги
  • 1C:ERP
  • 1С:ЗУП
  • Проекты и отзывы
  • Статьи
  • Вебинары
  • Новости
  • Вакансии
  • Контакты
  • Внедрение документооборота на платформе 1С в компании ПетербургГаз

    Справка о компании

    «ПетербургГаз» – организация, которая играет одну из ключевых ролей в сфере обеспечения энергетической безопасности города на Неве. 
     
    В зоне ответственности ГРО «ПетербургГаз» 1,22 миллиона газифицированных квартир и более 19 тысяч частных домов, 4,7 тысяч промышленных предприятий и энергоисточников, свыше 2,3 тысяч объектов коммунально-бытового назначения. Миссия компании – бесперебойная транспортировка газа потребителям Санкт-Петербурга и управление городским газораспределительным комплексом, обеспечение безопасности газоснабжения (аварийная служба 04).
     

    Предпосылки проекта

    Повышение качества работы с документами важно для организации. Корректно оформленные документы не только положительно отражаются на имидже организации, но и позволяют защитить результаты хозяйственной деятельности в случае возможных спорных ситуациях. Скорость и качество обработки входящей и исходящей документации напрямую влияют на взаимодействие с контрагентами, партнерами и контролирующими органами. Простота, доступность и наглядность работы с документацией позволяет повысить информированность и вовлеченность специалистов.

    Задачи проекта

    Внедрение в ООО ПетербургГаз направлено на создание автоматизированной системы управления документооборотом, повышение качества работы канцелярии, удобство работы с документацией для всех сотрудников, ускорение работы с документами, уменьшение ошибок при обработке документов и размещении документов на хранение.

    Решение

    Созданное решение поддерживает особенности работы ООО «ПетербургГаз» с входящими, исходящими и внутренними документами.

    Основные доработки типового функционала конфигурации 1С:Документооборот были направлены на удобство работы с документопотоком для всех сотрудников организации, повышение качества обработки документов, снижение вероятности ошибок при работе с документами.

    Учтены требования ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступает в силу с 1 июля 2018 г. в части:

    • требований к оформлению исходящих документов (контроль должности адресата);
    • контроля однократной регистрации документов.

    Для ускорения обработки документации типовая конфигурация доработана дополнительными возможностями:

    • адресация входящего нескольким адресатам;
    • запрет на направление задач определенным группам пользователей;
    • возможность подбора «отправителя» как по краткому, так и по полному наименованию;
    • автоматизированы регламентированные процедуры «Получение входящего письма» и «Создание файла»;
    • автоматизирован процесс помещения в «Дело» внутренних и исходящих документов.

    В системе дополнительно реализованы функции выбора, контроля и автоподбора для снижения вероятности ошибок:

    • настроено автонаименование файлов в соответствии с положениями ДО ООО ПетербургГаз;
    • автоматизирована функция учета падежа (склонения) при оформлении документов;
    • контроль заполнения адресатов с учетом их срока действия в базе контрагентов и физических лиц;
    • в зависимости от указанного адресата – физического лица, автоматически подбирается наименование организации в которой он работает;
    • возможность выбора подписанта документа (приказа/распоряжения);
    • автоматизировано заполнение реквизитов при передаче документа в журнал;

    Дополнены возможности работы с документами с использованием штрихкода:

    • поиск по цифрам штрихкода;
    • автоматический вывод на печать документов при присваивании штрихкода.

    Результаты

    Внутренняя работа сотрудников канцелярии стала более эффективной за счет формирования индивидуальных списков задач.

    Качество и содержание информации, сопровождающей документопоток, повышено за счет настроек:

    • поиска документов и файлов при неполном совпадении наименования;
    • возможности указания подразделения инициатора создания документа, дополнительно к подразделению регистрации документа;
    • возможности оповещения сотрудника при запуске бизнес процесса работы с документом;
    • возможности назначения соисполнителей бизнес процесса работы с документом.

    Созданное решение позволит повысить качество работы с документопотоком в любой организации, но особенно эффективно будет для организаций, у которых документопоток превышает 1000 документов в месяц.



    Похожие проекты

    Карта сайта