ПетербургГаз | Внедрение документооборота на платформе 1С
Справка о компании
В зоне ответственности ГРО «ПетербургГаз» 1,22 миллиона газифицированных квартир и более 19 тысяч частных домов, 4,7 тысяч промышленных предприятий и энергоисточников, свыше 2,3 тысяч объектов коммунально-бытового назначения. Миссия компании – бесперебойная транспортировка газа потребителям Санкт-Петербурга и управление городским газораспределительным комплексом, обеспечение безопасности газоснабжения (аварийная служба 04).
Предпосылки проекта
Повышение качества работы с документами важно для организации. Корректно оформленные документы не только положительно отражаются на имидже организации, но и позволяют защитить результаты хозяйственной деятельности в случае возможных спорных ситуациях. Скорость и качество обработки входящей и исходящей документации напрямую влияют на взаимодействие с контрагентами, партнерами и контролирующими органами. Простота, доступность и наглядность работы с документацией позволяет повысить информированность и вовлеченность специалистов.
Задачи проекта
Внедрение в ООО ПетербургГаз направлено на создание автоматизированной системы управления документооборотом, повышение качества работы канцелярии, удобство работы с документацией для всех сотрудников, ускорение работы с документами, уменьшение ошибок при обработке документов и размещении документов на хранение.
Решение
Созданное решение поддерживает особенности работы ООО «ПетербургГаз» с входящими, исходящими и внутренними документами.
Основные доработки типового функционала конфигурации 1С:Документооборот были направлены на удобство работы с документопотоком для всех сотрудников организации, повышение качества обработки документов, снижение вероятности ошибок при работе с документами.
Учтены требования ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступает в силу с 1 июля 2018 г. в части:
- требований к оформлению исходящих документов (контроль должности адресата);
- контроля однократной регистрации документов.
Для ускорения обработки документации типовая конфигурация доработана дополнительными возможностями:
- адресация входящего нескольким адресатам;
- запрет на направление задач определенным группам пользователей;
- возможность подбора «отправителя» как по краткому, так и по полному наименованию;
- автоматизированы регламентированные процедуры «Получение входящего письма» и «Создание файла»;
- автоматизирован процесс помещения в «Дело» внутренних и исходящих документов.
В системе дополнительно реализованы функции выбора, контроля и автоподбора для снижения вероятности ошибок:
- настроено автонаименование файлов в соответствии с положениями ДО ООО ПетербургГаз;
- автоматизирована функция учета падежа (склонения) при оформлении документов;
- контроль заполнения адресатов с учетом их срока действия в базе контрагентов и физических лиц;
- в зависимости от указанного адресата – физического лица, автоматически подбирается наименование организации в которой он работает;
- возможность выбора подписанта документа (приказа/распоряжения);
- автоматизировано заполнение реквизитов при передаче документа в журнал;
Дополнены возможности работы с документами с использованием штрихкода:
- поиск по цифрам штрихкода;
- автоматический вывод на печать документов при присваивании штрихкода.
Результаты
Внутренняя работа сотрудников канцелярии стала более эффективной за счет формирования индивидуальных списков задач.
Качество и содержание информации, сопровождающей документопоток, повышено за счет настроек:
- поиска документов и файлов при неполном совпадении наименования;
- возможности указания подразделения инициатора создания документа, дополнительно к подразделению регистрации документа;
- возможности оповещения сотрудника при запуске бизнес процесса работы с документом;
- возможности назначения соисполнителей бизнес процесса работы с документом.
Созданное решение позволит повысить качество работы с документопотоком в любой организации, но особенно эффективно будет для организаций, у которых документопоток превышает 1000 документов в месяц.
