Оптимизация бизнес-процесса управления функциями Заказчика и организационной структуры, разработка схемы документооборота
Справка о компании
ОАО «Регионгазхолдинг» было создано 24 апреля 2000 года. Приоритетным направлением деятельности ОАО «Регионгазхолдинг» является выполнения функций Заказчика строительства в рамках Программы газификации регионов Российской Федерации. За период своего существования Общество построило более 1800 объектов газораспределения в 61 регионе Российской Федерации.
Предпосылки проекта
Управление функциями Заказчика фактически представляет собой управление проектами строительства газопроводов, которые выполняются силами внешних подрядчиков. Это связано с необходимостью выпуска и обработки массы документов от Инвестора и подрядчиков, которые непосредственно производят строительно-монтажные и прочие работы, осуществляют поставку материалов.
Учитывая объем проектов и их географию, обществом решаются весьма сложные задачи в широком диапазоне – от управления этими проектами и до отслеживания статуса документов проекта. Для их реализации необходимо поддерживать актуальность процесса исполнения функций Заказчика и организационной структуры с точки зрения результативности и эффективности деятельности организации. При этом ограничениями для оптимизации являются необходимость соблюдать ряд инструкций и положений ОАО «Газпром» и необходимость готовить определенные формы в определенный срок для ОАО «Газпром» и прочих взаимодействующих с организацией субъектов.
Задачи проекта
- Формализация и оптимизация бизнес-процесса управления функциями Заказчика.
- Оптимизация организационной структуры, если это будет необходимо в соответствии с изменениями процесса.
- Разработка зон ответственности руководителей и функциональной структуры до уровня заместителей генерального директора.
- Разработка структуры документов, сроков их подготовки и обработки, альбома форм документов процесса управления функциями Заказчика в привязке к процессу.
- Разработка предложений по автоматизации процесса.
Решение
- Консультанты Группы ПРАУД провели обследование существующих документов, регламентирующих управление функциями Заказчика, а так же форм документов, которые являются результатами работы на разных стадиях; провели интервью с ключевыми руководителями и исполнителями в управлении капитального строительства и прочих отделах – участниках процесса. По итогам обследования процесс был восстановлен «как есть» и построен укрупненно.
- Анализ процесса «как есть» совместно с Заказчиком позволил выявить проблемные места и детализировать их до уровня пошагового исполнения. Консультанты определили проблемы распределения ответственности, длительного согласования, лишних согласующих лиц на документах, несовершенство информационного обмена и информационных систем в частности.
- На основании анализа были предложены изменения в процессе и, соответственно, документообороте. Кроме того, было предложено упрощение организационной структуры с выведением ряда функций из зоны ответственности одного из заместителей генерального директора.
- По итогам согласования с руководством организации результатов обследования, проведения ряда презентаций предлагаемых изменений, консультанты приступили к разработке процесса и модели документооборота «как будет». Варианты совершенствования организационной структуры были приняты руководством Заказчика не сразу. Для поиска наиболее оптимального варианта было разработано порядка 10 вариантов изменений структуры. В итоге новая организационная структура была выпущена и подписана генеральным директором Заказчика.
Результаты
Результаты работ полностью отвечали задачам проекта и представляли собой:
- Отчет о состоянии процесса исполнение функций Заказчика;
- База моделей процессов исполнение функций Заказчика в ARIS, которая определяет функции процесса, документы, связанные с выполнением этих функций, ответственность за результаты/документы системы конкретных руководителей;
- Альбом форм документов – результатов процесса на разных стадиях его выполнения в привязке к исполнителям, срокам их подготовки с новой системой кодировки.
- Несколько моделей организационной структуры, подразумевающих оптимизацию процесса исполнение функций Заказчика в ARIS;
- Отчет, раскрывающий применимость имеющихся на рынке информационных систем для автоматизации Документооборота и содержащий независимую оценку консультантов относительно выгодности их использования для Заказчика.
- Рекомендации по развитию системы управления и системы управления проектами в частности.
