Департамент решений «1С» и Департамент управленческого консалтинга ГК «ПРАУД» в январе 2015 г. успешно завершили подготовку документа «Детализированные требования к системе электронного документооборота на платформе «1С: Предприятие 8» «1С: Документооборот КОРП» в ОАО «Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт информатизации, автоматизации и связи на железнодорожном транспорте» (ОАО «НИИАС»).
ОАО «НИИАС» - головной институт отрасли железнодорожного транспорта в создании комплексов и систем обеспечения безопасности движения, управления движением, геоинформационного обеспечения, мониторинга состояния подвижного состава и инфраструктуры железных дорог.
В обществе ОАО «НИИАС» возникла потребность внедрения корпоративной системы электронного документооборота на платформе «1С: Предприятие 8» «1С: Документооборот КОРП» с целью повышения эффективности процессов управления за счет:
1. ускорения документооборота;
2. сокращения бумажного документооборота;
3. формализации и ускорения всех бизнес-процессов по работе с документами;
4. усиления контроля исполнения поручений;
5. сокращения времени на создание и поиск документов;
6. стандартизация бизнес процессов прохождения документов и взаимодействия в рамках компании;
7. повышения корпоративной культуры компании.
В рамках реализации первого этапа данного проекта перед сотрудниками Департамента решений «1С» и Департамента управленческого консалтинга и были поставлены следующие задачи:
1. выработать согласованный набор требований:
• к составу и параметрам технических средств;
• к функциям и сервисам «1С: Документооборот 8»;
• к нормативным документам объектов автоматизации;
• к изменениям (доработкам).
2. определить вариант создания «1С: Документооборот 8» с учетом специфики документной деятельности объектов автоматизации, их территориального расположения, уровня оснащенности аппаратно-программными средствами, квалификации персонала, требованиям к защите информации и бизнес-процессам предприятия;
3. оценить состав и этапы работ по созданию «1С: Документооборот 8», сроки реализации, (календарный план работ).
Высокий профессионализм сотрудников ГК «ПРАУД», согласованная работа департамента управленческого консалтинга и департамента решений «1С», а также всесторонняя поддержка проекта со стороны клиента позволили на высококачественном уровне и раньше запланированного срока завершить работы по:
1. Подготовке схем бизнес-процессов с подробным текстовым описанием и матрицей распределения ответственности. В рамках проекта были описаны следующие направления работ заказчика:
• Договорная работа представлена в виде пяти бизнес-процессов, определяющих порядок действий при разработке и согласовании договоров в зависимости от их вида;
• Обработка входящей/исходящей документации представлена двумя процессами, обработка входящие и исходящей документации ;
• Процесс разработки и согласования внутренней нормативной документации.
2. Подготовке проектов следующих регламентирующих документов:
• Положение о договорной работе в ОАО «НИИАС»;
• Положение о делопроизводстве в ОАО «НИИАС»;
• Положение о работе с регламентными документами.
В основу разработанных проектов документов легли шаблоны документов фирмы «1С» и действующие документы ОАО «НИИАС».
Описанные бизнес-процессы легли в основу процессов в системе электронного документооборота «1С: Документооборот 8», настроенных на следующем этапе проекта.
Разработанные проекты документов устанавливают порядок выполнения основных процессов с помощью СЭД.
