Внедрение в ОАО «НИИАС» системы электронного документооборота на базе платформы «1С: Предприятие» «1С: Документооборот КОРП»

Департамент решений «1С» и Департамент управленческого консалтинга ГК «ПРАУД» в январе 2015 г. успешно завершили подготовку документа «Детализированные требования к системе электронного документооборота на платформе «1С: Предприятие 8» «1С: Документооборот КОРП» в ОАО «Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт информатизации, автоматизации и связи на железнодорожном транспорте» (ОАО «НИИАС»).

ОАО «НИИАС» - головной институт отрасли железнодорожного транспорта в создании комплексов и систем обеспечения безопасности движения, управления движением, геоинформационного обеспечения, мониторинга состояния подвижного состава и инфраструктуры железных дорог.

В обществе ОАО «НИИАС» возникла потребность внедрения корпоративной системы электронного документооборота на платформе «1С: Предприятие 8» «1С: Документооборот КОРП» с целью повышения эффективности процессов управления за счет:

1.      ускорения документооборота;

2.      сокращения бумажного документооборота;

3.      формализации и ускорения всех бизнес-процессов по работе с документами;

4.      усиления контроля исполнения поручений;

5.      сокращения времени на создание и поиск документов;

6.      стандартизация бизнес процессов прохождения документов и взаимодействия в рамках компании;

7.      повышения корпоративной культуры компании.

В рамках реализации первого этапа данного проекта перед сотрудниками Департамента решений «1С» и Департамента управленческого консалтинга и были поставлены следующие задачи:

1.      выработать согласованный набор требований:

•    к составу и параметрам технических средств;

•    к функциям и сервисам «1С: Документооборот 8»;

•    к нормативным документам объектов автоматизации;

•    к изменениям (доработкам).

 

2.      определить вариант создания «1С: Документооборот 8» с учетом специфики документной деятельности объектов автоматизации, их территориального расположения, уровня оснащенности аппаратно-программными средствами, квалификации персонала, требованиям к защите информации и бизнес-процессам предприятия;

3.      оценить состав и этапы работ по созданию «1С: Документооборот 8», сроки реализации, (календарный план работ).

Высокий профессионализм сотрудников ГК «ПРАУД», согласованная работа департамента управленческого консалтинга и департамента решений «1С», а также всесторонняя поддержка проекта со стороны клиента позволили на высококачественном уровне и раньше запланированного срока завершить работы по:

1.      Подготовке схем бизнес-процессов с подробным текстовым описанием и матрицей распределения ответственности. В рамках проекта были описаны следующие направления работ заказчика:

•    Договорная работа представлена в виде пяти бизнес-процессов, определяющих порядок действий при разработке и согласовании договоров в зависимости от их вида;

•    Обработка входящей/исходящей документации представлена двумя процессами, обработка входящие и исходящей документации ;

•    Процесс разработки и согласования внутренней нормативной документации.

2.      Подготовке проектов следующих регламентирующих документов:

•    Положение о договорной работе в ОАО «НИИАС»;

•    Положение о делопроизводстве в ОАО «НИИАС»;

•    Положение о работе с регламентными документами.

В основу разработанных проектов документов легли шаблоны документов фирмы «1С» и действующие документы ОАО «НИИАС».

Описанные бизнес-процессы легли в основу процессов в системе электронного документооборота «1С: Документооборот 8», настроенных на следующем этапе проекта.

Разработанные проекты документов устанавливают порядок выполнения основных процессов с помощью СЭД.