Управление документами и информацией

Каждая организация (далее общество) нуждается в оформлении фактов хозяйственной деятельности, их фиксации и регистрации, систематизации и хранении документов. 

Решая эти задачи, общество исходит из следующих принципов:

• законности в деятельности общества;
• построения системы регистрации, систематизации документов исходя из цели быстрого и удобного доступа к информации, способствующего росту производительности труда;
• оформления только необходимых документов, пригодных для использования, способных поддерживать деловую деятельность в течение определенного времени;
• обеспечение аутентичности, достоверности документов и информации;
• определение исполнителей, ответственных за исполнение каждого поручения, контроля выполнения поручений;
• сохранения информации о направлениях и видах деятельности, принятых управленческих решениях в настоящем и накопления опыта для использования в будущем;
• сохранения персональных данных работников.

Реализация указанных принципов осуществляется следующим образом.

Законность в деятельности общества обеспечивается как при построении системы управления документами, так и при принятии решений по конкретным вопросам.

Построение системы регистрации, систематизации документов обеспечивается посредством продуманной, логически выстроенной и направленной на решение стоящих перед обществом задач системы управленческих механизмов и решений.

Разработкой, утверждением и применением системы классификаторов и справочников.

Классификация является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами.

Посредством классификации решаются следующие основные задачи:

• присвоение документам индивидуальных имен (признаков), позволяющих с момента создания (получения) документа индексировать документ и/или авторов документа для его отнесения к конкретной информационной группе или одновременно к нескольким информационным группам;
• создание и накопление метаданных о документе;
• распределение документов по отдельным процессам (направлениям деятельности);
• установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;
• обеспечение поиска всех документов, относящихся к определенной функции, направлению (виду) деятельности или проекту (заказу);
• определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;
• разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными группами документов;
• распределение обязанностей и ответственности по управлению определенными группами документов;
• определение сроков хранения документов и действий по отбору документов на хранение или уничтожение;
• отмена потерявших актуальность внутренних нормативных и методических документов;
• сбор и систематизация информации о партнерах общества, их правовом статусе, специализации, деловых качествах.

Применяемые для целей управления документами и информацией классификаторы можно разделить на две группы:

• классификаторы, входящие в систему управления документами;
• классификаторы, входящие в другие системы, но необходимые для функционирования системы управления документами.

К входящим в систему управления документами классификаторам относятся:

• классификатор для регистрации документов в канцелярии;
• классификатор для регистрации документов, на которые оформляются паспорта;
• классификатор прав доступа к документам.

К классификаторам, входящим в другие системы, которые необходимы для функционирования системы управления документами относятся:

• классификатор полных, сокращенных и условных наименований структурных подразделений общества;
• классификатор должностей руководителей, специалистов, служащих и профессий рабочих общества;
• классификатор проектов (заказов).

Кроме классификаторов для функционирования системы управления документами необходимы справочники, образуемые в системе управления документами, а также справочники, создаваемые в других системах, которые применяются в системе управления документами.

К справочникам, которые образуются в системе управления документами, относятся:

• перечень документов, образующихся в деятельности общества, со сроками хранения документов;
• журнал унифицированных форм применяемых в обществе бланков;
• номенклатура дел.

К создаваемым в других системах справочникам, которые применяются в системе управления документами, относятся:

• перечень действующих в обществе внутренних нормативных и методических документов;
• перечень действующих проектов (заказов);
• альбом унифицированных форм первичных учетных документов;
• альбом специфических документов для конкретных бизнес-процессов;
• перечень персональных данных работников;
• матрица распределения полномочий руководителей при подготовке и подписании документов.

Принцип оформления только необходимых документов, пригодных для использования, способных поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени, означает следующее:

Запрет создавать и включать в систему управления документами документы, цель которых не определена или не может быть установлена из текста документа.   

Оформление паспорта документа для закрепления метаданных только на документы, которые могут иметь практическое значение и применение.

При решении вопроса о необходимости оформления паспорта документа следует исходить из того, что документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательств действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности общества, который может поддерживать его последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечить отчетность.

Решение вопроса о необходимости оформлять паспорт документа, если обязательность его оформления не установлена внутренним документом общества, возлагается на заведующего канцелярией (административным управлением, отделом или секретариатом) общества.

Документы позволяют обществу:

• фиксировать и поддерживать организационно-правовую форму общества, его права, обязанности и ответственность;
• структурировать деятельность общества;
• определять функции работников, распределять обязанности между работниками и наделять их необходимыми для выполнения обязанностей правами;
• осуществлять деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
• предоставлять информацию последовательно и объективно;
• обеспечить информационную поддержку при принятии управленческих решений;
• обеспечить согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
• повышать эффективность деятельности всего общества;
• обеспечить бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
• соблюдать требования нормативной среды, а том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
• обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности общества;
• защищать интересы и права работников;
• обеспечивать и документировать конкретные проекты. В том числе: научно-исследовательские работы, опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
• предоставлять документальные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
• обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
• поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

При реализации принципа обеспечения аутентичности, достоверности документов и информации работники общества исходят из следующего:

Документ является аутентичным, если он:

• соответствует установленным правилам;
• был создан и отправлен лицом, уполномоченным на это;
• был создан и отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуаций, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции;

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

Принцип создания и поддержки системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами реализуется посредством внутренних нормативных и методических актов, регламентирующих управление документами и, как правило, включающих:

• альбом специфических документов для конкретных бизнес-процессов, определяющий требования к содержанию документов и их оформлению;
• альбом унифицированных форм первичных учетных документов;
• установление требований к поиску, использованию и передаче документов, а также к срокам хранения документов;
• оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность общества;
• обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;
• обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;
• определение и оценку возможностей повышения эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами и информацией.

Управление документами распространяется на практическую деятельность работников, осуществляющих управление документами, а также на работников, создающих и использующих документы в ходе своей служебной деятельности.

Организация работы с документами и информацией создаст надежный фундамент корпоративного управления и информационной безопасности.