• О компании
  • Внедрение
  • Сопровождение
  • Проекты и отзывы
  • Статьи
  • Новости
  • Контакты
  • Управление документами и информацией

    Каждая организация (далее общество) нуждается в оформлении фактов хозяйственной деятельности, их фиксации и регистрации, систематизации и хранении документов. 

    Решая эти задачи, общество исходит из следующих принципов:

    • законности в деятельности общества;
    • построения системы регистрации, систематизации документов исходя из цели быстрого и удобного доступа к информации, способствующего росту производительности труда;
    • оформления только необходимых документов, пригодных для использования, способных поддерживать деловую деятельность в течение определенного времени;
    • обеспечение аутентичности, достоверности документов и информации;
    • определение исполнителей, ответственных за исполнение каждого поручения, контроля выполнения поручений;
    • сохранения информации о направлениях и видах деятельности, принятых управленческих решениях в настоящем и накопления опыта для использования в будущем;
    • сохранения персональных данных работников.

    Реализация указанных принципов осуществляется следующим образом.

    Законность в деятельности общества обеспечивается как при построении системы управления документами, так и при принятии решений по конкретным вопросам.

    Построение системы регистрации, систематизации документов обеспечивается посредством продуманной, логически выстроенной и направленной на решение стоящих перед обществом задач системы управленческих механизмов и решений.

    Разработкой, утверждением и применением системы классификаторов и справочников.

    Классификация является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами.

    Посредством классификации решаются следующие основные задачи:

    • присвоение документам индивидуальных имен (признаков), позволяющих с момента создания (получения) документа индексировать документ и/или авторов документа для его отнесения к конкретной информационной группе или одновременно к нескольким информационным группам;
    • создание и накопление метаданных о документе;
    • распределение документов по отдельным процессам (направлениям деятельности);
    • установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;
    • обеспечение поиска всех документов, относящихся к определенной функции, направлению (виду) деятельности или проекту (заказу);
    • определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;
    • разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными группами документов;
    • распределение обязанностей и ответственности по управлению определенными группами документов;
    • определение сроков хранения документов и действий по отбору документов на хранение или уничтожение;
    • отмена потерявших актуальность внутренних нормативных и методических документов;
    • сбор и систематизация информации о партнерах общества, их правовом статусе, специализации, деловых качествах.

    Применяемые для целей управления документами и информацией классификаторы можно разделить на две группы:

    • классификаторы, входящие в систему управления документами;
    • классификаторы, входящие в другие системы, но необходимые для функционирования системы управления документами.

    К входящим в систему управления документами классификаторам относятся:

    • классификатор для регистрации документов в канцелярии;
    • классификатор для регистрации документов, на которые оформляются паспорта;
    • классификатор прав доступа к документам.

    К классификаторам, входящим в другие системы, которые необходимы для функционирования системы управления документами относятся:

    • классификатор полных, сокращенных и условных наименований структурных подразделений общества;
    • классификатор должностей руководителей, специалистов, служащих и профессий рабочих общества;
    • классификатор проектов (заказов).

    Кроме классификаторов для функционирования системы управления документами необходимы справочники, образуемые в системе управления документами, а также справочники, создаваемые в других системах, которые применяются в системе управления документами.

    К справочникам, которые образуются в системе управления документами, относятся:

    • перечень документов, образующихся в деятельности общества, со сроками хранения документов;
    • журнал унифицированных форм применяемых в обществе бланков;
    • номенклатура дел.

    К создаваемым в других системах справочникам, которые применяются в системе управления документами, относятся:

    • перечень действующих в обществе внутренних нормативных и методических документов;
    • перечень действующих проектов (заказов);
    • альбом унифицированных форм первичных учетных документов;
    • альбом специфических документов для конкретных бизнес-процессов;
    • перечень персональных данных работников;
    • матрица распределения полномочий руководителей при подготовке и подписании документов.

    Принцип оформления только необходимых документов, пригодных для использования, способных поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени, означает следующее:

    Запрет создавать и включать в систему управления документами документы, цель которых не определена или не может быть установлена из текста документа.   

    Оформление паспорта документа для закрепления метаданных только на документы, которые могут иметь практическое значение и применение.

    При решении вопроса о необходимости оформления паспорта документа следует исходить из того, что документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательств действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности общества, который может поддерживать его последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечить отчетность.

    Решение вопроса о необходимости оформлять паспорт документа, если обязательность его оформления не установлена внутренним документом общества, возлагается на заведующего канцелярией (административным управлением, отделом или секретариатом) общества.

    Документы позволяют обществу:

    • фиксировать и поддерживать организационно-правовую форму общества, его права, обязанности и ответственность;
    • структурировать деятельность общества;
    • определять функции работников, распределять обязанности между работниками и наделять их необходимыми для выполнения обязанностей правами;
    • осуществлять деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
    • предоставлять информацию последовательно и объективно;
    • обеспечить информационную поддержку при принятии управленческих решений;
    • обеспечить согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
    • повышать эффективность деятельности всего общества;
    • обеспечить бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
    • соблюдать требования нормативной среды, а том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
    • обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности общества;
    • защищать интересы и права работников;
    • обеспечивать и документировать конкретные проекты. В том числе: научно-исследовательские работы, опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
    • предоставлять документальные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
    • обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
    • поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

    При реализации принципа обеспечения аутентичности, достоверности документов и информации работники общества исходят из следующего:

    Документ является аутентичным, если он:

    • соответствует установленным правилам;
    • был создан и отправлен лицом, уполномоченным на это;
    • был создан и отправлен в то время, которое обозначено в документе.

    Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуаций, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции;

    Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

    Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

    Принцип создания и поддержки системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами реализуется посредством внутренних нормативных и методических актов, регламентирующих управление документами и, как правило, включающих:

    • альбом специфических документов для конкретных бизнес-процессов, определяющий требования к содержанию документов и их оформлению;
    • альбом унифицированных форм первичных учетных документов;
    • установление требований к поиску, использованию и передаче документов, а также к срокам хранения документов;
    • оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность общества;
    • обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;
    • обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;
    • определение и оценку возможностей повышения эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами и информацией.

    Управление документами распространяется на практическую деятельность работников, осуществляющих управление документами, а также на работников, создающих и использующих документы в ходе своей служебной деятельности.

    Организация работы с документами и информацией создаст надежный фундамент корпоративного управления и информационной безопасности.

    Похожие статьи:

    Поделиться:

    Керимов Вадим

    Руководитель направления документооборота

















    Карта сайта