Чек-лист по проверке готовности предприятия к работе с ГОЗ по ФЗ-275

Последние изменения в нормативно-правовых актах, регламентирующих работу по исполнению Государственного Оборонного Заказа (ГОЗ), не только ужесточили требования к учету за расходованием средств, но и наделили дополнительными полномочиями контрольные органы, обязав их тщательно отслеживать обоснованность таких расходов.

Причем каждый надзорный орган будет проверять свою сферу деятельности исполнителя ГОЗ в свое время, в т.ч. и после завершения работ по заказу.

Как правило, высокие суммы, связанные с ГОЗ, автоматически делают многие нарушения по учету его исполнения, тяжкими экономическими преступлениями, ответственность за которые возлагается не только на предприятие, но и на его конкретных руководителей, переходя из разряда «административной» в «уголовную».

Широкий спектр изменений, которые необходимо произвести в учете для приведения его в соответствие с новыми требованиями федеральных законов о ГОЗ, а также необходимость предоставления документального подтверждения обоснованности расходов при вероятных проверках со стороны контрольных органов, сильно усложняют текущую работу предприятий.

Мы собрали свой опыт по консалтингу и подготовили простой «чек-лист» для проверки готовности предприятий к работе в новых условиях.

Есть ли запасы, сделанные для выполнения ГОЗ до заключения контракта и/или до 1 сентября 2015г ?

Если предприятие планирует использовать для исполнения новых контрактов по ГОЗ запасы материалов, сделанные до 01.09.2015 то необходимо определиться, каким образом расходы на эти материалы будут отнесены на себестоимость контракта.

По новым правилам все закупки материалов для исполнения контракта должны производиться со специальных счетов и с указанием идентификатора государственного контракта. По таким запасам это правило не применялось, что затруднит обоснование отнесения затрат на них на себестоимость продукции по ГОЗ.

Обеспечен ли в организации раздельный учет материалов, приобретенных для выполнения ГОЗ/не ГОЗ, в том числе складской учет с маркировкой материалов, приобретенных для выполнения ГОЗ?

Этот вопрос актуален для тех компаний, которые работают одновременно как по исполнению контрактов ГОЗ, так и по другим проектам.

По новым правилам в расчете себестоимости контракта могут принимать участие только те материалы, которые закупались под конкретный заказ и только по цене закупки данной партии. Для подтверждения данного факта перед проверяющими органами предприятию будет необходимо продемонстрировать раздельный учет и хранение материалов, купленных под исполнение ГОЗ и под коммерческие заказы.

Внедрена ли в Вашей организации маркировка шифром заказа всех первичных документов, относящихся к конкретному договору ГОЗ?

Для обоснования затрат, связанных с исполнением каждого контракта государственного оборонного заказа, проверяющим органам будет необходимо предоставить первичные документы по всем таким затратам. Требования к оформлению первичных учетных документов определены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Причем эти документы должны быть однозначно отнесены к тому или иному идентификатору государственного контракта. Архивная служба, канцелярия или бухгалтерия должны обеспечить возможность быстрого поиск и предоставления подтверждающих первичных документов по всем расходам, связанным с каждым контрактом ГОЗ.

Ведется ли в Вашей организации списание материалов на конкретный заказ (конкретный вид продукции) по фактическим ценам приобретения?

Это требование закона запрещает использовать классические методы расчета себестоимости партий «по среднему» и  «FIFO». Материалы должны списываться строго по цене закупки и именно с той партии, которая закупалась под конкретный контракт.

Оформляете ли первичный учетный документ (со всеми необходимыми реквизитами) на  начисление амортизации, при начислении и распределении по заказам заработной платы, при распределении общепроизводственных и общехозяйственных расходов?

Требование закона обязывает подтверждать все эти расходы, при их учете в себестоимости контракта, первичным учетным документом. Это может быть и электронный документ, но он должен быть подписан ЭЦП.

В своей практике мы часто встречаемся со случаями, когда многие перечисленные операции производятся автоматическими расчетами в учетных системах, при этом первичные документы не создаются, не подписываются и не хранятся ни в каком виде, тем более по правилам – с присвоением шифра контракта. При отсутствии подтверждающих первичных документов все указанные расходы будет невозможно обосновать при формировании себестоимости государственного контракта.

Ведутся ли документы учета рабочего времени (табели, наряды-заказы и пр.) в разрезе каждого идентификатора контракта по ГОЗ?

Если предприятие работает одновременно с несколькими проектами с разными идентификаторами государственного контракта, или наряду с работами по ГОЗ выполняет коммерческие заказы, то затраты на оплату труда основных производственных рабочих необходимо обосновано распределять как между идентификаторами в рамках ГОЗ, так и между ГОЗ-НЕ ГОЗ.

Обоснованием для распределения затрат является первичный учетный документ, в данном случае табель или заказ-наряд, с указанием идентификатора государственного контракта.

База для распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов согласно контракту по ГОЗ должна быть согласована с Головным Исполнителем. Соответствует ли она при этом Учетной Политике предприятия?

Для обеспечения единообразия распределения расходов в рамках одного государственного контракта предприятиям рекомендовано использовать единый метод определения базы для расчета во всей цепочке кооперации. При этом предприятие не может одновременно использовать разные варианты определения базы для расходов.

Поэтому нужно убедиться, что метод определения базы по ГОЗ совпадает с тем, который записан в Учетной Политике организации.

Каким образом предприятие учитывает общехозяйственные расходы, которые запрещено относить на затраты по ГОЗ?

Представительские расходы, рекламные расходы (включая рекламные мероприятия и презентации), расходы на сувенирную продукцию, расходы на симпозиумы, семинары, конференции, расходы по зарубежным командировкам, расходы на добровольное медицинское и пенсионное страхование запрещено относить на затраты по ГОЗ.

При этом они должны быть отражены в хозяйственной деятельности предприятия по правилам бухгалтерского учета, но не должны попадать в расчет затрат по ГОЗ.

Готово ли предприятие к обоснованию перед контролирующими органами прямых затрат при исполнении ГОЗ?

При проверке могут потребовать обоснование процента выполнения утвержденных норм (трудоемкость, материалоемкость, брак и т.д.). Могут сопоставить стоимость нормо-часа по контрактам ГОЗ и фактически сложившегося уровня оплаты в данном регионе и в данном секторе производства. Сравнить эти параметры исходя из выплат заработной платы, соответствие отнесения накладных и коммерческих расходов в заказах ГОЗ и не ГОЗ на данном предприятии или на аналогичных предприятиях отрасли.

Новые правила работы с ГОЗ в рамках ФЗ-159 и ФЗ-275 касаются все большего числа предприятий. Постепенно заканчиваются старые контракты, головные исполнители открываются новые, постепенно втягивая все больше предприятий в свои цепочки соисполнителей. Появляется наработанная практика по общению с контролирующими органами, все больше комментариев удается получить от профильных министерств.

Одним словом – новые правила работы с ГОЗ становятся реализованной действительностью для, все большего числа предприятий ОПК. Общий совет – помните, что чем больше вы собираете обоснований в виде первичных документов, чем тщательнее их храните и обрабатываете, тем больше у вас появляется аргументов в обосновании своей позиции.

Специалисты нашей компании уже около 15 лет работают с предприятиями ОПК и накопили большой отраслевой опыт по решению учетных задач.

Наши клиенты одними из первых предприятий в стране приступили к модернизации учета в соответствии с новыми требованиями ФЗ по ГОЗ.

Эту работу они проводили вместе с нашими аудиторами и консультантами.

Если у вас возникают какие-то вопросы по правильности отражения того или иного требования законодательства по работе с государственным оборонным заказом в учетной политике организации – обращайтесь к нам. Мы постараемся вам помочь!