Преимущества электронного документооборота «1С:Документооборот»

Одной, из самых популярных и распространенных в нашей стране является система электронного документооборота на программном продукте «1С:Документооборот 8» от компании 1С. Рассмотрим преимущества электронного документооборота на примере функционала, предоставляемого данной СЭД.

Хранение, поиск и доступ к документам компании

Начнем с хранения, поиска и доступа к электронным документов. Электронные документы в СЭД «1С:Документооборот 8» хранятся централизовано. Централизованное хранение документов даёт неоспоримое преимущество электронного документооборота перед бумажным.

Руководители и сотрудники компании в любой момент могут получить доступ к необходимому документу. Единственным условием является наличие подключенного компьютера, планшета или телефона к корпоративной системе электронного документооборота. «1С:Документооборот» позволяет получать доступ как из интрасети компании, так и из глобальной сети интернет.

Электронные документы в СЭД «1С:Документооборот 8» хранятся структурировано, что дает возможность сократить время на поиск необходимых документов.

В системе электронного документооборота «1С:Документооборот» реализован расширенный механизм поиска документов. Поиск в СЭД производится как по данным карточек документов, так и по отсканированным данным.

Если подытожить, то доступ к документам компании возможен из любой точки мира, где есть интернет, документы структурированы в соответствии с правилами, установленными в компании.

Единообразный подход к процедурам формирования и обработки документов

Следующим, но не менее важным аспектом использования электронного документооборота, является единообразный подход к процедурам формирования и работы с документами.

Проще говоря, это соблюдение правил работы с документами: от прав доступа сотрудников к определенным документам, до правил оформления документов в соответствии с установленными стандартами и требованиями, принятыми в компании.

Если при использовании бумажного документооборота, исполнение вышеперечисленных правил и стандартов зависит в большинстве своём от сотрудников компании, то при использовании электронного документооборота контроль исполнения берет на себя СЭД.

В частности, в программном продукте «1С:Документооборот 8» имеются широкие возможности настройки политик доступа к документам: по грифам доступа, по видам документов, по папкам хранения документов, по состояниям документов.

Также «1С:Документооборот» предоставляет широкие возможности по настройке шаблонов документов, на основании которых создаются конечные документы. Что позволяет использовать унифицированные формы документов.

Безопасность документов компании

Вопрос безопасности занимает принципиально важное место при организации работы с документами. Нежелательные действия могут привести к наихудшим последствиям и огромным убыткам.

Особенно остро эта проблема стоит при бумажном делопроизводстве, когда документ достаточно легко взять и отдать третьему лицу.

Система электронного документооборота «1С:Документооборот» помимо вышеперечисленных функциональных возможностей настройки прав доступа, так же предоставляет возможность аудита доступа к документам.

В информационной системе существует возможность ведения истории работы с документами: ведение журнала доступа к документам и объектам информационной системы, где учитываются не только изменения, внесенные сотрудниками, но даже факты открытия документов. В итоге СЭД позволяет быстро проверить, кто и когда воспользовался документами.

Гибкая система управления бизнес-процессами компании

Так же распространенной функцией систем электронного документооборота является управление бизнес-процессами по работе с документами.

В программном продукте «1С:Документооборот 8» существует функционал по гибкому управлению работами с документами и контролю исполнительской дисциплины. Для этого используются инструменты автоматизации бизнес-процессов: конструктор бизнес-процессов, инструментарий по постановке задач исполнителям и контролю исполнения поставленных задач.

Это позволяет упорядочить работу с документами в компании: для руководства компании СЭД предоставляет актуальную картину исполнения работ сотрудниками, а для сотрудников служит «подсказкой», что, когда и в какие сроки необходимо сделать.

Архивное хранение и уничтожение документов

В жизненном цикле некоторых документов присутствует этап архивного хранения. Это может требоваться как со стороны законодательства так нормами и правилами, принятыми в компании. В данном случае, системы электронного документооборота выступают важным дополнением к бумажному документообороту.

В частности, СЭД «1С:Документооборот 8» предоставляет возможности по учету архивных копий бумажных экземпляров документов, учету мест и сроков хранения. Для сотрудников компании СЭД предоставит актуальную информацию по документам, надлежащим к уничтожению, сэкономив время на инвентаризацию бумажных архивов.

Перечень функциональных возможностей систем электронного документооборота не ограничивается вышеперечисленным. Рассмотрим некоторые расширенные возможности СЭД.

Расширенные возможности программного продукта «1С:Документооборот 8»

Проектное управление

Для компаний, деятельность которых полностью или частично осуществляется в разрезе проектов, программный продукт «1С:Документооборот 8» может предложить функционал по управлению проектной деятельностью.

Управление проектами осуществляется по классической схеме и поддерживает весь жизненный цикл проекта: инициация проекта, планирование проекта, утверждение плана проекта, старт проектных работ, выполнение проекта и завершение проектных работ.

В составе функциональных возможностей, предоставляемых программным продуктом «1С:Документооборот 8»: работа с документами компании в разрезе проектов, автоматизация операционной деятельности по исполнению плана проекта, учет трудозатрат сотрудников в разрезе проектов, формирование отчетности по проектам, а также работа с планами проектов и диаграммой Ганта.

Учет времени сотрудников

Контроль рабочего времени сотрудников — важная составляющая деятельности руководителя. Точная фиксация задачи, времени на ее выполнение, приложенных усилий, промежуточных и финальных результатов является гарантией понимания руководителем и сотрудником важности и ценности проделанной работы. Система электронного документа на базе программного продукта «1С:Документооборот 8» позволяет вести учет затраченного времени сотрудниками и предоставляет простой и эффективный инструмент для руководителя, который позволит проанализировать затраты рабочего времени в разрезе видов работ.

Интеграция с другими информационными системами

Средства интеграции создают и автоматизируют процессы обработки данных, которые пересекают границы различных программ. При этом сотрудники предприятия не ощущают интеграционного шва и работают с данными и возможностями одной программы из интерфейса другой.

Примером интеграции могут служить следующие процессы: запуск бизнес-процессов «1С:Документооборота 8» из интерфейса «1С:ERP Управления предприятием 2», присоединение файлов к документам «1С:Управления торговлей», поступивших по электронной почте «1С:Документооборота» и так далее.

Средства интеграции позволяют формировать единое информационное пространство, в котором работают все подразделения компании, включая географически удаленные.

Компания ПРАУД имеет большой опыт и предлагает помощь во внедрении системы электронного документооборота.

Управление корпоративным документооборотом