Внедрение электронного документооборота

Представленное решение направлено на повышение эффективности управления компанией за счет полноценного документационного обеспечения ее деятельности.

ПРЕДПОСЫЛКИ

Руководство множества компаний часто отдает управление документооборотом на откуп отделам документационного обеспечения, и не вдается в процесс управления документами.

Однако документы являются важнейшим элементом системы управления организации. Они регулируют деятельность, инициируют ее, возникают в рамках реализации бизнес-процессов, являются основой учета и т.д.

Из-за этого возникают различные проблемы в управлении организации, например: «ненужные документы», неисполняемые документы, документы собирающие на себе огромный и зачастую не нужный список согласующих лиц. Все эти проблемы являются причинами не эффективной реализации процессов компании, их продолжительности и высокой стоимостью.

Своевременное обеспечение руководителей необходимой информацией, оперативная подготовка документов влияет на результативность осуществляемой организацией деятельности.

Для этого важно обеспечить:

• однозначную идентификацию и хранение документов;
• оперативность создания и согласования документов внутри организации;
• оперативность работы с входящей и исходящей документацией;
• безопасность хранения и работы с документами.

Реализуемый нами подход позволяет организовать системную работу с документами и сформировать четкую взаимосвязь между реализуемой в компании деятельностью и ее документационным обеспечением, что в свою очередь ускоряет реализацию процессов вашей организации и снижает издержки на управление. 

МЫ ГОТОВЫ ПОМОЧЬ

• Выявление проблемных участков документооборота организации
• Оптимизация документооборота организации
• Распределение основных полномочий по подготовке и подписанию основных управленческих актов, а также сделок
• Организация системы контроля за исполнением документов и поручений
• Разработка положения об организации документооборота и принципах управления документами
• Разработка альбома унифицированных форм первичных учетных документов, альбома специфических документов для конкретных бизнес-процессов
• Внедрение электронного документооборота

РЕЗУЛЬТАТЫ АВТОМАТИЗАЦИИ

Наш подход основан на комплексном решении задач организации, исходя из подбора оптимальных практик управления с учетом текущего уровня развития, а также внешних и внутренних факторов. На результативность документооборота организации влияет два аспекта:

• Организационный аспект, связанный с разработкой оптимальных для конкретной организации процедур управления документацией и построения системы документооборота в целом;
• Технический аспект, связанный с автоматизацией процедур управления документацией.

Реализация обоих аспектов комплексно решает проблему построения результативной системы документооборота. Внедрение системы электронного документооборота "1С: Документооборот" позволяет реализовать следующее:

Учет документов и файлов

• производить учет и регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов,
• обеспечить надежное хранение документов в архиве
• обеспечить полнотекстовый поиск любых данных
• поддержка бумажного делопроизводства.

Совместная работа

• организовать коллективную работу с учетом прав доступа
• автоматизировать ключевые процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение и прочих)

Контроль и управление

• множество статистических и аналитических отчетов, как по документам, так и по исполнителям,
• контроль ситуации и оперативное принятие управленческих решений
  
  

Последовательность выполнения работ включает три основные фазы:

• аудит (диагностика) процессов управления документацией,
• разработка оптимальных процедур управления документацией и выявление потребностей в автоматизации,
• разработка и внедрение системы электронного документооборота.

В рамках работ применяются апробированные аналитические методы и подходы к внедрению информационных систем, используется экспертный материал реализованных проектов для оценки потенциала оптимизации и измерения результатов. Таким образом, наша работа позволит вам сформировать комплексную систему управления документооборотом, основанную на лучших практиках и учитывающую особенности вашего бизнеса.

ЭФФЕКТ ОТ АВТОМАТИЗАЦИИ

В результате реализации проектов по совершенствованию системы управления документооборотом, мы предполагаем достижение следующих основных эффектов:

• повышение результативности системы документооборота;
• повышение скорости разработки и согласования документов;
• обеспечения контроля работы с документацией;
• обеспечение сохранности и безопасности хранения документов;
• унификация используемых документов;
• четкое разделение ответственности и полномочий при принятии управленческих решений;
• контроль исполнения поручений и реализации процессов;
• реализация процессов на более качественном уровне;
• снижение издержек на управление

Данная работа позволит вам организовать системное документационное обеспечение деятельности компании, включая полноценный контроль за исполнением бизнес решений, на основе четкой идентификации необходимых документов и их статусов. Автоматизация документооборота позволит ускорить реализацию процессов вашей организации и снизить издержки на управление.