Оперативный учет и планирование денежных средств

ПРЕДПОСЫЛКИ

Классическое определение «Денежные средства – наиболее высоколиквидный актив компании, способный обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня» - пожалуй, лучшее объяснение того, почему так важно сохранять над этим активом постоянный и полный контроль.

Управление денежными средствами – основа всего управления финансами компании, один из важнейших инструментов управления ликвидностью. Поэтому для успеха проекта по оптимизации казначейской деятельности необходимо полное представление о том, как работает компания:

• какова структура бизнес-процессов и их взаимосвязь,
• какие центры финансовой ответственности выделены и как они соотносятся с организационной структурой;
• какова структура дебиторской и кредиторской задолженности: объем, средний срок погашения, просрочки платежей и т.д.;
• как формируется платежный календарь.

Выполнить такой аудит собственными силами сложно, особенно когда речь идет о компании с большим количеством филиалов или вертикально-интегрированном многопрофильном холдинге. Сегодня многие компании открывают региональные филиалы и представительства, ведут активную стратегию слияний и поглощений. Все это отражается на финансовых потоках. Если они децентрализованы, не подчинены единым корпоративным регламентам, возрастает вероятность наступления серьезных рисков:

• нецелевого расходования средств;
• кассовых разрывов;
• неэффективной инвестиционной политики.

МЫ ГОТОВЫ ПОМОЧЬ

Созданию эффективной системы управления денежными средствами предшествует большая методическая работа, которая включает в себя анализ структуры предприятия, изучение текущего финансового состояния, выявление проблемных участков и формирование способов преодоления, разработку регламентных документов.

Мы поможем разработать пакет регламентных документов, начиная со статей БДДС, до требований к аналитической отчетности.

Для каждой организации будет предложен свой набор мероприятий, который поможет спрогнозировать всю работу по созданию методики, понять на каком этапе, каким сотрудникам компании, необходимо участвовать в создании методологии.

Мы поможем:

• проанализировать текущие бизнес-процессы движения денежных потоков;
• описать будущие бизнес-процессы казначейства;
• определить центры финансовой ответственности;
• разработать бюджет движения денежных средств;
• разработать процедуру согласования заявок и печатные формы;
• разработать методику финансового планирования;
• разработать регламент выполнения казначейских функций;
• разработать методику оценки эффективности системы казначейства.

Казначейство – довольно узкая область, но проекты по его оптимизации всегда комплексные, в них задействованы многие подразделения. Это связано с тем, что данные, необходимые для казначейских операций, берутся из других областей деятельности компании:

• Учет договоров в части условий оплаты;
• Бюджетное управление, при котором данные о наличии денежных средств используются для определения лимитов, а об исполнении платежей – как факт исполнения бюджетов,
• Управление закупками, когда на основании плана закупок формируется план платежей;
• Учет реализации и приобретения товаров и услуг, при котором первичные документы определяют момент возникновения задолженности и становятся отправной точкой планирования ее погашения.

В зависимости от уровня зрелости бизнес-процессов компании и специфики ее деятельности, отдельные функциональные блоки могут внедряться не одновременно, а последовательно. Например, управление свободными денежными средствами можно автоматизировать только после того, как будет автоматизирована функция управления платежным календарем: появится возможность планировать деньги и определять объем свободных денежных средств и период, в котором они имеются.

Мы поможем выбрать и внедрить необходимый программный продукт или модернизировать существующую информационную систему, учитывая структуру компании, виды деятельности, количество автоматизируемых рабочих мест, объем регистрируемых показателей, состав отчетности.

Мы обучим персонал компании грамотно и продуктивно работать с внедренной системой.

РЕЗУЛЬТАТЫ АВТОМАТИЗАЦИИ

В ИТ-структуру предприятия внедрена автоматизированная система, которая позволяет:

• обеспечить постоянный оперативный контроль состояния денежных средств;
• в любой момент видеть полную картину в разрезе денежных потоков, статей расхода и остатков;
• эффективно планировать движение денежных потоков компании, формировать бюджеты движения денежных средств;
• выбирать допустимые лимиты по остаткам денежных средств;
• поставить платежную дисциплину внутри компании, делегировать ответственность на подразделения-инициаторы платежей;
• анализировать денежные потоки в режиме online;
• управлять кредиторской и дебиторской задолженностями.

Проведено качественное обучение сотрудников предприятия, позволяющее им грамотно регистрировать все связанные с Казначейством операции в системе, анализировать и контролировать показатели учета: аналитические данные и корреспонденцию счетов.

Сформирована необходимая документация по администрированию и использованию механизмов казначейства и учета денежных средств в автоматизированной системе.

ЭФФЕКТ ОТ АВТОМАТИЗАЦИИ

Скорость прохождения платежей — уменьшает потребность в объеме оборотных средств и, соответственно, напрямую влияет на ROI.

Своевременность прохождения платежей — напрямую влияет на скорость поставок сырья и материалов и соответственно, на издержки основных бизнес-процессов предприятия.

Сведения об планируемых остатках средств — может уменьшить потребность в заемных средствах и имеет прямой экономический эффект.

Дополнительный доход от вложений свободных средств — появление в пределах горизонта планирования компании сведений об объемах свободных средств позволяет их с выгодой размещать, что, в свою очередь, напрямую связано с ROI проекта.