Управления расчетами с использованием средств отдельных счетов в исполнении государственных контрактов

Наша компания оказывает услуги по комплексному внедрению системы управления расчетами с использованием средств отдельных счетов в исполнении государственных контрактов.

Для исполнения государственных контрактов согласно федеральному закону №275-ФЗ «О Государственном Оборонном Заказе» автоматизированная система управления предприятием должна оперировать расчетами с использованием средств отдельных счетов с учетом следующих условий:

1. Ведение реестра контрактов с Заказчиками;
2. Ведение реестра контрактов с Исполнителями;
3. Управление платежами по расчетным и отдельным банковским счетам;
4. Контроль и планирование использования денежных средств на расчетных и отдельных банковских счетах;
5. Подготовка платежных документов.

Ведение взаиморасчетов с контрагентами в разрезе специальных счетов – это новый для многих предприятий бизнес-процесс, который потребует проработки регламентов сбора и аналитики данных, реализации новых механизмов в учетных системах, разработки инструкций для пользователей, внедрения и сопровождения нового механизма учета со стороны технических специалистов и методологов.

На этапе проработки бизнес-процесса управления расчетами с использованием средств отдельных счетов в исполнении государственных контрактов проводится обследование подразделений предприятия, задействованных в операциях сбора потребностей в денежных средствах (далее ДС), формирования заявок на расходование денежных средств с указанием аналитики и проведения платежей, которые подпадают под действие федерального закона №275-ФЗ, выделяются функциональные разрывы и требования к структуре нормативно-справочной информации (НСИ).

На данном этапе должны быть выполнены следующие работы:

• Анализ структуры предприятия, определение контура подразделений, выполняющих функции, регламентируемые федеральным законом №275-ФЗ. Анализ систем, в которых выполняются данные функции. Определение существующего регламента работы в данных системах.  
• Анализ структуры нормативно-справочной информации обследуемых систем. Формирование требований к заполнению НСИ и механизмов экспорта-импорта данных, если такие механизмы используются на предприятии.
• Разработка технического задания на формирование структуры НСИ, удовлетворяющую одновременно требованиям существующего учета и требованиям федерального закона №275-ФЗ.
• Разработка технического задания на доработку автоматизированной системы учета, используемой на предприятии.
• Разработка технического задания на интеграцию системы с существующими программными комплексами, задействованными в работе предприятия в рамках федерального закона №275-ФЗ.
• Разработка методик учета, контроля и проведения платежей в соответствии с федеральным законом №275-ФЗ.
• Разработка регламента по ведению и заполнению НСИ в рамках контура информационных систем.

Для того чтобы информационная система предприятия проводила расчеты с использованием средств отдельных счетов в исполнении государственных контрактов, она должна удовлетворять следующим функциональным требованиям:

1.     Ведение реестра контрактов с заказчиками

• Для каждого контракта должны быть указаны:

1. Идентификатор государственного контракта;
2. Отдельный банковский счет для проведения расчетов;
3. Смета контракта в разрезе статей калькуляций.

• Информационная система (ИС) должна иметь возможность импорта-экспорта данных из базы договоров предприятия или включать такую систему в свой функционал;

2.     Ведение реестра контрактов с исполнителями

В ИС должен вестись список контрактов с исполнителями, в которых предприятие выступает заказчиком для исполнителей следующего уровня кооперации;

Для каждого контракта с Исполнителем должны быть указаны:

1. Идентификатор государственного контракта;
2. Информация о контрагенте-исполнителе;
3. Отдельный банковский счет для проведения расчетов;
4. Контракт с Заказчиком, под который заключен контракт с Исполнителем;
5. Сметы расходов по данному контракту с Исполнителем в разрезе статей калькуляции, сформированных в рамках контракта с Заказчиком.

3.     Управление платежами с отдельных банковских счетов

• Потребность в оплатах должна отражаться в ИС на основании заявок на платеж;
• Заявки распределяются в рамках действующего лимита в разрезе статей калькуляции, принятых на предприятии;
• Заявки формируются в разрезе статей движения денежных средств (ДДС), принятых на предприятии;
• В ИС должна быть предусмотрена функция резервирования денежных средств для последующей оплаты с отдельных банковских счетов;
• В ИС должна быть предусмотрена функция автоматического определения отдельных банковских счетов, с которых возможна оплата заявки с учетом статьи калькуляции, остатка денежных средств и их планируемого поступления;
• В ИС должен быть реализован механизм прикрепления к заявкам документов-оснований, в виде присоединённых файлов для целей обоснования проводимых платежей в рамках банковского сопровождения сделок по ГОЗ.
• В ИС должен быть предусмотрен контроль за лимитами денежных средств в разрезе следующих аналитик:
  
  
  • Контракт с Заказчиком;
  • Контракт с Исполнителем;
  • Идентификатор государственного контракта;
  • Отдельные банковские счета;
  • Статьи калькуляций;
  • В ИС должна быть реализована возможность управлять графиком платежей, посредством платежного календаря, с учетом плана поступления денежных средств от Заказчиков и зарезервированных денежных средств под заявки на платеж Исполнителям.
  • В ИС должны быть реализованы аналитические отчеты в разрезе контрагентов, отдельных банковских счетов, статей калькуляции и идентификаторов государственного контракта.
  • На основании заявок на оплату ИС должна формировать платежные поручения с заполнением поля «Назначение платежа» в соответствии с Федеральным законом 275-ФЗ и требованиями банков.

4.     Контроль и планирование использования денежных средств на отдельных счетах

• В ИС должен быть предусмотрен контроль за лимитами денежных средств в разрезе следующих аналитик:
  • Контракт с Заказчиком;
  • Контракт с Исполнителем;
  • Идентификатор государственного контракта;
  • Отдельные банковские счета;
  • Статьи калькуляций;
• В ИС должна быть реализована возможность управлять графиком платежей, посредством платежного календаря, с учетом плана поступления денежных средств от Заказчиков и зарезервированных денежных средств под заявки на платеж Исполнителям.
• В ИС должны быть реализованы аналитические отчеты в разрезе контрагентов, отдельных банковских счетов, статей калькуляции и идентификаторов государственного контракта.
• На основании заявок на оплату ИС должна формировать платежные поручения с заполнением поля «Назначение платежа» в соответствии с Федеральным законом 275-ФЗ и требованиями банков.

Эксперты нашей компании помогут вам автоматизировать процесс расчетов с использованием специальных счетов в рамках исполнения государственного оборонного заказа.