Электронный документооборот
В настоящее время трудно представить современный офис без компьютеров, не оснащённых специальными программами, которые позволяют автоматизировать работу с документами. Но в то же время, на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы.
Давайте разберемся, что такое документооборот в современной компании.
Документооборот – это процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или реализации, и, в конечном счете – хранение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определенной ценности.
Нужна ли вам система документооборота?
Для этого достаточно ответить на несколько простых вопросов:
- Можете ли быстро найти нужный документ в течении 1ой минуты перед важными переговорами?
- Все ли резолюции по документам отработаны и в срок?
- Какие документы остались неисполненными?
- Вы уверены, что текущий процесс согласования документов эффективен для вашей организации?
- У кого сейчас находится документ на согласовании?
- Вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
- Как открыть срочный документ в аэропорту во время командировки?
Мне кажется, если Вы ответили для себя на половину этих вопросов, то Вам нужна система электронного документооборота!
Документы являются носителями первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени сотрудников компании.
Таким образом, актуальность управления документооборотом компании значительна и постоянно растет.
В рациональном подходе к управлению компанией, работа с документацией стоит на первом месте. Поэтому сегодня для современных компаний все чаще становится вопрос автоматизации документооборота: переход с бумажного документооборота на электронный.
А так ли хорош электронный документооборот?
Какие преимущества у электронного документооборота перед бумажным:
- Работа с бизнес-процессами.
Можно отслеживать все этапы жизненного цикла документа. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства.
- Выше исполнительская дисциплина.
С полным контролем всех этапов работ система документооборота помогает повысить исполнительскую дисциплину.
- Снижение рутинной работы.
Система сокращает время на операции работы с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Быстрее проходит согласование документов и в следствии чего повышается эффективность компании.
- Легко внедрять новых сотрудников.
Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.).
- Больше конкурентных преимуществ.
Система электронного документооборота напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед вашими партнёрами. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения документов и контроля всех процессов.
В настоящее время существует множество разнообразных СЭД, от глобальных государственных систем, как например «Система межведомственного электронного документооборота органов власти Российской Федерации», до локальных, развертываемых в компаниях всех уровней бизнеса.
Компания ПРАУД имеет большой опыт и предлагает помощь во внедрении системы электронного документооборота.
Преимущества электронного документооборота «1С:Документооборот»
Бесплатная консультация с нашим экспертом.
В течение 30 минут мы разберемся в Вашей ситуации и поможем решить ее.