Управленческий консалтинг
и автоматизация
pra.ru
+7(495)539-36-90
+7(812)329-40-04
ОСТАВИТЬ ВОПРОС
Введите код с картинки:

Примеры автоматизации процедур внутреннего контроля

Документальное оформление

Процедура контроля направлена на проверку того, что записи в регистрах бухгалтерского учета проводятся только на основе первичных учетных документов или бухгалтерских справок, а включение в бухгалтерскую отчетность существенных оценочных значений осуществляется исключительно на основе расчетов. Процедура направлена на предотвращение существенных рисков того, что:

  • факты хозяйственной деятельности возникли в другом периоде или не относятся к деятельности данного субъекта;
  • имущество, права и обязательства, отраженные в бухгалтерском учете, на самом деле не существуют;
  • объекты учета неправильно оценены или распределены по статьям отчетности.

Процедура реализуется путем проверки наличия первичных учетных документов и расчетов. В бухгалтерской программе процедура может быть реализована через заполнение контролером таблицы сверки наличия документов.

 Сверка

Проведение в учете оценочных значений можно реализовать через заполнения данных для автоматизированного расчета их величины. Вот пример автоматизированного расчета оценочного обязательства: индивидуальный расчет резерва отпусков по каждому сотруднику исходя из ФОТ и остатка отпуска в 1C:ERP:

Расчет остатка

 

Подтверждение соответствия

Эта процедура контроля направлена на проверку оформления первичных учетных документов на предмет соответствия установленным требованиям.  В бухгалтерской программе процедура может быть реализована как  запрет на проведение электронного документа, в котором отсутствуют обязательные реквизиты. Процедура может быть и более сложной – направленной на контроль взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни. Например, можно соотносить перечисления денежных средств в оплату материальных ценностей с получением этих ценностей. Это позволяет выявлять злоупотребления и снижает риск утраты денежных средств  из-за  оплаты несуществующего имущества или  погашения чужих обязательств.

Если по каким-то ценностям требуется соотносить факт их оплаты с фактом поступления, то в документ, оформляющий заявку на закупку ценностей, и в документ, оформляющий факт поступления ценностей, должны вводиться данные о выставленном счете или заключенном договоре, на основании которого приобретаются отдельные партии или единицы ценностей. Например, под  договор в программе могут создаваться заказы. В открываемой к договору с поставщиком форме заказа указываются как дата оплаты по заказу, так и дата поставки по заказу. При этом имеется возможность отслеживать как плановые, так и фактические сроки.

План-факт 

 

Если по отдельным заказам требуется согласовывать предварительную оплату, то в бухгалтерской программе это осуществляется через систему согласования оплаты в увязке на каждый заказ:

 

 

 Этапы согласования

 

 

Позаказное отслеживание оплат через систему заявок на расходование денежных средств:

 

 Согласование

Информационная система позволяет создать отчеты в программе, которые отслеживают соотношение оплат и приходов ценностей во времени.  Запланированный объем  поставки может быть сопоставлен с фактическим. Также можно автоматически отслеживать цели поставки через переход в форму заказа. Использование таких отчетов может значительно сократить трудоемкость работы контролера.

 

Отчет по просроченным поставкам в 1С:ERP 2.0:

Отчет

 

Санкционирование

Санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их, как правило, выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию. Как пример можно рассмотреть утверждение авансового отчета сотрудника его руководителем. Процедура направлена на предотвращение существенных рисков того, что расходы сотрудника не относятся к деятельности экономического субъекта, приобретенное имущество не существует или принадлежит другому лицу, стоимость приобретений неправильно оценена или распределена по счетам бухучета.

В бухгалтерской программе процедура реализуется путем введения запрета на проведение документа без разрешающего действия лица, санкционирующего сделки, осуществляемые через подотчетное лицо.

Согласование авансового отчета руководителем подразделения (элемент справочника «Сотрудники» и обработка согласования авансового отчета):

Визирование

 

Сверка данных

Примерами такой процедуры является:

  • сверка расчетов с поставщиками и покупателями для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности;
  • сверка остатков по счетам бухгалтерского учета наличных денежных средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги логическая и арифметическая проверка данных при выполнении процедур закрытия бухгалтерских счетов и формирования  бухгалтерской отчетности;
  • сверка данных бухгалтерского, складского, технического учета.

Такая сверка снижает вероятность возникновения рисков того, что:

  • не все факты, имевшие место в отчетном периоде фактически отражены в бухгалтерском учете;
  • имущество, имущественные права и обязательства, отраженные в бухгалтерском учете, на самом деле не существуют;
  • факты возникли в другом периоде;
  • объекты учета неправильно оценены.

В бухгалтерской программе может быть предусмотрено формирование акта сверки с контрагентами для вывода на печать или пересылки в электронном виде. Это снижает трудоемкость такой сверки и увеличивает вероятность того, что сверка будет проведена в срок. Сверка остатков денежных средств на счетах с данными главной книги проводится бухгалтерскими программами автоматически, т.к. записи по счетам осуществляются путем проведения данных, введенных пользователем в платежный документ. Необходимость дополнительной сверки может возникнуть здесь только при наличии вероятности совершения недобросовестных действий лицами, отвечающими за сохранность денежных средств.

Логическая и арифметическая проверка данных при выполнении процедур закрытия бухгалтерских счетов и формирования  бухгалтерской отчетности может быть автоматизирована. Например, в программе 1С-бухгалтерия это возможно осуществить при запуске документа «Закрытие месяца» или при запуске иным образом. Интересной с точки зрения реализации в автоматизированных системах является сверка данных бухгалтерского учета с данными технических  служб и данными складского учета. Увязка информационных систем  для целей такой сверки  может быть реализована с учетом особенностей  таких систем, например в виде процедуры закрытия бухгалтерских счетов и формирования  бухгалтерской отчетности путем выполнения программой серии офф-лайн процедур, осуществляющих, например:

  • проверку наличия дублирующих друг друга элементов справочников;
  • проверку готовности к закрытию месяца:
  • наличие сальдо по  одному и тому же контрагенту и договору одновременно по счетам расчетов и авансов;
  • наличие отрицательных остатков на счетах;
  • проверка пустых аналитических данных в проводках;
  • проверка корректности закрытия счетов:
    • наличие остатков по счетам 25,26,…;
    • проведение обязательных документов (начисление амортизации, зарплаты…);
    • проверка корректности ведения учета:
    • соблюдение лимитов остатков денег в кассе;

Проверка готовности к закрытию периода, проверка типичных ошибок:

Закрытие периода

 

Проверка готовности к закрытию периода, проверка типичных ошибок:

 

 Закрытие периода

 

Офф -лайн проверка справочников, проверка незакрытых сальдо, проверка учетной политики и плана счетов, проверка полноты поступления счетов-фактур

 

Закрытие периода 

 

Разграничение полномочий и ротация обязанностей

 

Процедура осуществляется путем возложения на ограниченный период времени полномочий  одного лица  на другое лицо. Это могут быть полномочия по составлению документов, санкционированию сделок и операций, полномочия  по отражению операций в бухгалтерском учете. Процедура позволяет контролировать риски, связанные с недобросовестными действиями или ошибками сотрудников. Эффективность ее обеспечивается независимостью лиц, приходящих на смену друг другу при ротации.

Решение по автоматизации внутреннего контроля в части данной процедуры может быть, например, следующим: в случае автоматизации  с внедрением в программу отдельного документирования результатов контроля, в таблицу регистрации контрольных процедур может выводится информация о том, каким пользователем создавался контрольный документ. В этом случае тот факт, что процедура санкционирования была проведена другим лицом, будет виден  пользователю, уполномоченному отслеживать работу контролеров.

 

Процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов

Процедура проводится путем обеспечения физической охраны, ограничения доступа к ценностям, инвентаризации. Процедура направлена, прежде всего, на снижение риска утери имущества в результате хищений, риск неправильной оценки  морального и физического износа имущества, риска того, что пояснения относительно объектов учета, которые даны в отчетности для пользователя, не соответствуют действительности, риска того, что не всё имеющееся  имущество отражено в бухгалтерском учете и отчетности.

Решением по автоматизации контроля может быть в данном случае привязка фотографий объектов или информации о техническом состоянии объектов к инвентарному номеру объектов непосредственно в среде бухгалтерской программы.

Надзор

Процедура осуществляется через оценку достижения поставленных целей или показателей. Как правило, надзор осуществляется лицами, которые не принимали непосредственного участия в осуществлении тех функций, за которыми надзирают: в согласовании сделок, в выполнении учетных операций, в составлении бюджетов, в создании бухгалтерской (финансовой) отчетности. Полноценно реализовать в бухгалтерской программе задачу автоматизации контроля в данном случае можно только при  внедрении отдельного блока документирования контролей, так как в данном случае след проведения контроля  может быть видимым только при использовании документирования и регистрации контрольных процедур.

 

Процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами

Процедуры общего компьютерного контроля включают правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и другие процедуры, обеспечивающие бесперебойное использование информационных систем. Эти процедуры обеспечивают целостность и неприкосновенность информационной системы, позволяют обеспечить правильное выполнение других контрольных процедур, которые автоматизированы полностью и частично в рамках информационной системы.

Примерами процедур, позволяющих обеспечить выполнение других контрольных функций, могут служить следующие запускаемые в момент ввода информации пользователем он-лайн процедуры:

  • проверка правильности/полноты заполнения реквизитов; справочников/документов;
  • проверка ИНН, страхового номера, ФИО физлица;
  • проверка указания заказа при списании материалов в производство;
  • проверка выполнения внутренних правил компании;
  • запрет на проведение реализации при наличии просроченной задолженности (как правило, актуально в торговле, где отгрузка фактически может быть приостановлена);
  • запрет на проведение платежа сверх установленного лимита по статье движения денежных средств.

 

 

Реализованные проекты в этой области

Автоматизация блоков системы внутреннего контроля ОАО "Концерн "НПО" Аврора"

Подробнее

ОСТАВИТЬ ВОПРОС
Введите код с картинки:
Карта сайта