Управленческий консалтинг
и автоматизация

+7 (812) 329-40-04
+7 (495) 539-36-90
W3Schools
ОСТАВИТЬ ВОПРОС
Введите код с картинки:

Управление документами и информацией

Каждая организация (далее общество) нуждается в оформлении фактов хозяйственной деятельности, их фиксации и регистрации, систематизации и хранении документов. 

Решая эти задачи, общество исходит из следующих принципов:

  • законности в деятельности общества;
  • построения системы регистрации, систематизации документов исходя из цели быстрого и удобного доступа к информации, способствующего росту производительности труда;
  • оформления только необходимых документов, пригодных для использования, способных поддерживать деловую деятельность в течение определенного времени;
  • обеспечение аутентичности, достоверности документов и информации;
  • определение исполнителей, ответственных за исполнение каждого поручения, контроля выполнения поручений;
  • сохранения информации о направлениях и видах деятельности, принятых управленческих решениях в настоящем и накопления опыта для использования в будущем;
  • сохранения персональных данных работников.

Реализация указанных принципов осуществляется следующим образом.

Законность в деятельности общества обеспечивается как при построении системы управления документами, так и при принятии решений по конкретным вопросам.

Построение системы регистрации, систематизации документов обеспечивается посредством продуманной, логически выстроенной и направленной на решение стоящих перед обществом задач системы управленческих механизмов и решений.

Разработкой, утверждением и применением системы классификаторов и справочников.

Классификация является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами.

Посредством классификации решаются следующие основные задачи:

  • присвоение документам индивидуальных имен (признаков), позволяющих с момента создания (получения) документа индексировать документ и/или авторов документа для его отнесения к конкретной информационной группе или одновременно к нескольким информационным группам;
  • создание и накопление метаданных о документе;
  • распределение документов по отдельным процессам (направлениям деятельности);
  • установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;
  • обеспечение поиска всех документов, относящихся к определенной функции, направлению (виду) деятельности или проекту (заказу);
  • определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;
  • разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными группами документов;
  • распределение обязанностей и ответственности по управлению определенными группами документов;
  • определение сроков хранения документов и действий по отбору документов на хранение или уничтожение;
  • отмена потерявших актуальность внутренних нормативных и методических документов;
  • сбор и систематизация информации о партнерах общества, их правовом статусе, специализации, деловых качествах.

Применяемые для целей управления документами и информацией классификаторы можно разделить на две группы:

  • классификаторы, входящие в систему управления документами;
  • классификаторы, входящие в другие системы, но необходимые для функционирования системы управления документами.

К входящим в систему управления документами классификаторам относятся:

  • классификатор для регистрации документов в канцелярии;
  • классификатор для регистрации документов, на которые оформляются паспорта;
  • классификатор прав доступа к документам.

К классификаторам, входящим в другие системы, которые необходимы для функционирования системы управления документами относятся:

  • классификатор полных, сокращенных и условных наименований структурных подразделений общества;
  • классификатор должностей руководителей, специалистов, служащих и профессий рабочих общества;
  • классификатор проектов (заказов).

Кроме классификаторов для функционирования системы управления документами необходимы справочники, образуемые в системе управления документами, а также справочники, создаваемые в других системах, которые применяются в системе управления документами.

К справочникам, которые образуются в системе управления документами, относятся:

  • перечень документов, образующихся в деятельности общества, со сроками хранения документов;
  • журнал унифицированных форм применяемых в обществе бланков;
  • номенклатура дел.

К создаваемым в других системах справочникам, которые применяются в системе управления документами, относятся:

  • перечень действующих в обществе внутренних нормативных и методических документов;
  • перечень действующих проектов (заказов);
  • альбом унифицированных форм первичных учетных документов;
  • альбом специфических документов для конкретных бизнес-процессов;
  • перечень персональных данных работников;
  • матрица распределения полномочий руководителей при подготовке и подписании документов.

Принцип оформления только необходимых документов, пригодных для использования, способных поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени, означает следующее:

Запрет создавать и включать в систему управления документами документы, цель которых не определена или не может быть установлена из текста документа.   

Оформление паспорта документа для закрепления метаданных только на документы, которые могут иметь практическое значение и применение.

При решении вопроса о необходимости оформления паспорта документа следует исходить из того, что документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательств действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности общества, который может поддерживать его последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечить отчетность.

Решение вопроса о необходимости оформлять паспорт документа, если обязательность его оформления не установлена внутренним документом общества, возлагается на заведующего канцелярией (административным управлением, отделом или секретариатом) общества.

Документы позволяют обществу:

  • фиксировать и поддерживать организационно-правовую форму общества, его права, обязанности и ответственность;
  • структурировать деятельность общества;
  • определять функции работников, распределять обязанности между работниками и наделять их необходимыми для выполнения обязанностей правами;
  • осуществлять деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
  • предоставлять информацию последовательно и объективно;
  • обеспечить информационную поддержку при принятии управленческих решений;
  • обеспечить согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
  • повышать эффективность деятельности всего общества;
  • обеспечить бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
  • соблюдать требования нормативной среды, а том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
  • обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности общества;
  • защищать интересы и права работников;
  • обеспечивать и документировать конкретные проекты. В том числе: научно-исследовательские работы, опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
  • предоставлять документальные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
  • обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
  • поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

При реализации принципа обеспечения аутентичности, достоверности документов и информации работники общества исходят из следующего:

Документ является аутентичным, если он:

  • соответствует установленным правилам;
  • был создан и отправлен лицом, уполномоченным на это;
  • был создан и отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуаций, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции;

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

Принцип создания и поддержки системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами реализуется посредством внутренних нормативных и методических актов, регламентирующих управление документами и, как правило, включающих:

  • альбом специфических документов для конкретных бизнес-процессов, определяющий требования к содержанию документов и их оформлению;
  • альбом унифицированных форм первичных учетных документов;
  • установление требований к поиску, использованию и передаче документов, а также к срокам хранения документов;
  • оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность общества;
  • обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;
  • обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;
  • определение и оценку возможностей повышения эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами и информацией.

Управление документами распространяется на практическую деятельность работников, осуществляющих управление документами, а также на работников, создающих и использующих документы в ходе своей служебной деятельности.

Организация работы с документами и информацией создаст надежный фундамент корпоративного управления и информационной безопасности.

Комментарии (0)
Введите код с картинки:
Карта сайта