Управленческий консалтинг
и автоматизация
pra.ru
+7(495)539-36-90
+7(812)329-40-04

Шарипов Руслан Рафикович

Директор департамента решений 1С


e-mail: info@pra.ru

ОСТАВИТЬ ВОПРОС
Введите код с картинки:

Проблемы и задачи сбора НСИ

Нормативно- справочная информация (НСИ) - это основа единого информационного пространства предприятия, включающая в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия. При децентрализованном  ведении НСИ на предприятиях часто возникают следующие проблемы:

  • Низкое качество информации в имеющихся справочниках, дублирование, некорректные и неполные данные;
  • Недостаточность информации в справочниках для оперативного принятия оптимальных управленческих решений;
  • Отдельные системы и приложения работают на разных программных платформах и используют разные локальные справочники, никак не связанные между собой. Это препятствует информационному обмену;
  • В различных подразделениях компании и информационных системах  одни и те же объекты классифицируются и описываются по-разному. Или справочники, необходимые одному подразделению, ведутся и хранятся в другом подразделении. Это приводит к проблемам информационного взаимодействия между различными системами и подсистемами;
  • Существенно затруднена консолидация данных и осложнено ведение единого учета, что в свою очередь негативно сказывается на деятельности всей организации

Осознание этих проблем ведет к пониманию необходимости централизованного ведения НСИ. Внедрение подсистемы НСИ требует проведения как технических (автоматизация), так и организационных мероприятий, регламентирующих в компании процедуры ввода, редактирования и удаления данных, распределение полномочий в части ведения НСИ.  

Далее мы представим общую дорожную карту этого процесса. На конкретных предприятиях в зависимости от потребностей этапы и способы достижения результатов могут различаться. Для перехода к централизованному ведению НСИ надо выполнить комплекс мероприятий:

  1. Предприятию следует провести анализ и структуризацию существующих объектов НСИ. Для этого нужно определить состав используемых справочников; в каких бизнес-процессах, какими подразделениями, в каких информационных системах они используются. Такой же анализ нужно провести для модели «как будет» - в каких  бизнес- процессах планируются использоваться существующие справочники и классификаторы, какими подразделениями, есть ли потребность в новых справочниках и т.п.
  2. Необходимо принять решение о методе централизованного ведения НСИ. Существуют два подхода:
  • отдельная информационная система для ведения НСИ, предоставляющая возможности управления процессом ведения нормативно-справочной информации и обеспечивающая функции интеграции нормативно-справочной информации между различными учетными и информационными системами;
  • ведение НСИ внутри используемых информационных систем. В этом случае для каждого справочника определяется система- первоисточник данных; в других системах справочник закрывается для редактирования.
  1. Необходимо определить ответственных за ведение НСИ, здесь также существуют два варианта:
  • выделение специальной группы по ведению НСИ - структурного подразделения или выделенных сотрудников компании, осуществляющей работы по актуализации и созданию новых справочников, а также осуществляющей внесение, удаление и корректировку позиций существующих справочников по заявкам;
  • определение среди действующих ответственных подразделений или сотрудников компании, отвечающих за ведение того или иного справочника, добавление и корректировку позиций;
  1. Необходимо определить реквизитный состав каждого справочника; решить, какие реквизиты являются обязательными для заполнения; какие реквизиты являются общими, а какие - специальными, используемыми не более чем в одной информационной системе.
  2. Необходимо выработать методику заполнения каждого справочника (шаблоны наименований и других основных реквизитов; правила классификации записей; правила идентификации объектов и т.п.).
  3. Предприятию надо принять решение о загрузке первоначального контента. По каждому справочнику возможны следующие варианты:
  • Определяется система - эталон данных. Предполагается, что в этой информационной системе данные выверены и нормализованы. Данные из других информационных систем сопоставляются с эталонной. По элементам, сопоставления для которых не найдены, принимается решение: использовать или нет при централизованном ведении справочника (если решено использовать, то элемент предварительно нормализуется).
  • Данные в различных информационных системах признаны равнозначными. В этом случае проводится первичная нормализация  справочников. Нормализация – это процесс приведения загружаемого объема данных к виду, соответствующему нормам и стандартам, принятым для НСИ в разрезе конкретных справочников. Необходимо провести подробный анализ элементного и атрибутного состава справочников, выявить ошибки и неточности, как в плане общего содержания, так и в плане создания единого информационного пространства. Затем необходимо провести работу по устранению ошибок и неточностей, поиску и удалению дублирующих элементов на стороне информационных систем. Далее нужно определить критерии сопоставления элементов из различных информационных систем (например, для справочника Контрагенты таким критерием будет совпадение ИНН и КПП). Затем необходимо выгрузить данные из существующих информационных систем и загрузить их в информационную систему (в зависимости от способов централизованного ведения НСИ - в отдельную систему по НСИ или в систему-первоисточник данных).
  1. Одно из важнейших мероприятий - это разработка и утверждение регламента работы с НСИ. Регламент работы определяет порядок, правила и требования к процедуре централизованного ведения нормативно-справочной информации, распределяет ответственность в части работы с НСИ, включая определение функциональных ролей и ответственности сотрудников.

После проведения всех подготовительных мероприятий (как организационных, так и технических) регламент вступает в силу. Предприятие переходит на централизованное управление НСИ. В результате централизованного ведения НСИ возрастет эффективность управленческих процессов в компании за счет:

  • согласованного информационного взаимодействия и совместимости информационных систем внутри компании;
  • систематизации информации  по единым классификационным правилам;
  • снижения операционных издержек при работе с электронными документами, использующими (полные, корректные, с отсутствием дублей) данные НСИ;
  • сокращения расходов на устранение ошибок, возникающих в условиях неоднородности данных
  • создания оптимальных условий для формирования единой консолидированной отчетности.
Комментарии (0)
Введите код с картинки:

Шарипов Руслан Рафикович

Директор департамента решений 1С


e-mail: info@pra.ru

Карта сайта