Управленческий консалтинг
и автоматизация
pra.ru
+7(495)539-36-90
+7(812)329-40-04
ОСТАВИТЬ ВОПРОС
Введите код с картинки:

ОТЗЫВ НАШЕГО ЗАКАЗЧИКА

Пилон

Модернизация системы электронного документооборота на платформе ПП "1С: Документооборот КОРП"

Пилон

Справка о компании

Закрытое акционерное общество «Пилон» - одна из ведущих строительных компаний Санкт-Петербурга, основанная в 1993 году, специализируется на строительстве, реконструкции, капитальном  ремонте и реставрации мостов, набережных, путепроводов, транспортных развязок и других гидротехнических и транспортных сооружений на больших и малых реках, каналах и автомагистралях.
Компания принимает участие в строительстве новых транспортных сооружений, среди которых стратегически важные для Санкт-Петербурга – Дворцовый и Литейный мосты, транспортные подходы к Кольцевой автомобильной дороге и Западный скоростной диаметр.

Предпосылки проекта

В связи с большим объемом информационного взаимодействия, как между подразделениями внутри главного управления, так и между управлением и объектами строительства, имелись следующие проблемы:

  • низкая скорость обработки и исполнения входящей документации;
  • многократное дублирование данных на бумажных носителях;
  • трудоемкий поиск и подборка тематических документов;
  • потеря документов и риск утечки информации. 

Задачи проекта

В результате обследования было выявлено, что целесообразно выполнить:

  • На первом этапе – автоматизировать регистрацию и исполнение входящих и исходящих документов;
  • На втором – регистрацию и исполнение организационно-распорядительной документации;
  • На третьем – учет и согласование договоров;
  • На четвертом – автоматизировать работу архива технической документации.

Решение

Для автоматизации был выбран программный продукт «1С:Документооборот КОРП».

Была предложена архитектура системы и этапы автоматизации в соответствии со следующими задачами:

  • организация учета, регистрации и хранения входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, ведение архива;
  • организация электронного документооборота между основными структурными подразделениями;
  • централизованное безопасное хранение и обеспечение совместного доступа к документам с учетом прав пользователей;
  • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;поиск документов по заданным параметрам и по их содержанию;
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности.

Такой подход позволяет увидеть полную картину развития системы и разбить автоматизацию на отдельные этапы. Поэтапная автоматизация гарантирует быстрый запуск наиболее сложных процессов, быстрые результаты при минимальном бюджете проекта.

Результаты

ЗАО «Пилон» в период с декабря 2012 по июнь 2013 года провело модернизацию системы электронного документооборота на платформе программного продукта «1С: Документооборот КОРП», итогом которой стало:

  • Повышение эффективности использования системы;
  • Развитие инструментов контроля исполнительской дисциплины;
  • Эффективное формирование отчетов по документам и задачам исполнителей.

Дополнительно:

  • Создано единое информационное пространство, позволяющее обеспечить совместную работу сотрудников с документами;
  • Канцелярия может легко формировать отчетность по состоянию документооборота. Значительно сократились трудозатраты и время на подготовку отчетности, уменьшилось количество рутинных операций, отсутствуют ошибки, которые возникают при "ручном" ведении делопроизводства;
  • Все данные хранятся консолидировано и есть возможность при необходимости получить любую важную информацию в нужный момент;

Руководство ЗАО «Пилон» получило удобный инструмент для контроля исполнительской дисциплины и, в частности, сроков исполнения документов.


ОСТАВИТЬ ВОПРОС
Введите код с картинки:

ОТЗЫВ НАШЕГО ЗАКАЗЧИКА

Пилон

Карта сайта